Ersatzteile: Bestellt, bestätigt, geliefert?

In jeder Karosserie- und Lackierwerkstatt fällt die Frage mehrmals am Tag: Ist das Teil bestellt? Hat der Händler bestätigt? Ist es schon da? Dahinter steht eine zweite Frage: Was kostet das Teil wirklich?

Ohne Unterstützung der Software liegt die Antwort an mehreren Stellen. Die Teile stehen in der Kalkulation, die Bestellung liegt in einem Postfach. Die Auftragsbestätigung kommt als PDF in ein anderes, der Lieferschein liegt auf dem Tresen. Wer wissen will, wo ein Teil steht, sucht die Belege zusammen.

Car Repair Flow ist die Software, mit der Karosserie- und Lackierbetriebe ihre Aufträge steuern. Darin bestellt das Team die Teile eines Auftrags direkt aus der Kalkulation beim Händler. Der bestätigte Preis kommt aus der Auftragsbestätigung zurück, nachdem das Team sie geprüft hat. Und ein Board zeigt jede Bestellung und jedes Teil in seinem Status.

Die Teile stehen schon in der Kalkulation

Mit der Kalkulation aus DAT kommen die Ersatzteile in den Auftrag, jedes mit Teilenummer, Bezeichnung, Menge und Preis. Abtippen muss sie niemand. Fehlt ein Teil in der Kalkulation, legt das Team es als eigene Position an und bestellt es wie die anderen.

In der Ansicht „Nach Position“ steht an jedem Teil „Zu bestellen“ oder „Bestellt“. Bestellt ist ein Teil erst, wenn die Bestellung wirklich verschickt ist.

Bestellung per E-Mail, mit PDF

Das Team wählt die Teile aus und legt eine neue Ersatzteilbestellung an. Den Händler schlägt Car Repair Flow vor. Es ist der Lieferant, den die Werkstatt für die Marke des Fahrzeugs hinterlegt hat. Gehen Teile an verschiedene Händler, entstehen mehrere Bestellungen zum selben Auftrag.

Für jede Bestellung erstellt Car Repair Flow ein PDF nach der Vorlage der Werkstatt. Darauf stehen Teilenummer, Bezeichnung und Menge jedes Teils. Dazu kommen die Bestellreferenz, die Lieferadresse des Standorts und das Fahrzeug mit Kennzeichen und FIN.

Das Bestell-PDF geht mit einer Bestell-E-Mail an den Händler. Die Werkstatt bindet dafür ihre eigenen Postfächer an, ob Gmail, Microsoft 365 oder IMAP. Ein Postfach für Ersatzteile ist schon ausgewählt. Die Empfängeradresse kommt aus den Stammdaten des Händlers, auf Wunsch je Marke. Vor dem Versand sieht das Team Absender, Empfänger, Text und Anhang und schickt die E-Mail selbst ab. Wer erst sammeln will, speichert die Bestellung als Entwurf.

Erst wenn das Postfach die E-Mail versendet hat, gilt die Bestellung als verschickt. Steht sie noch auf „Entwurf“, wechselt sie dann zu „Warten auf AB“. E-Mail und PDF bleiben an der Bestellung. So lässt sich nachsehen, was wann an wen ging.

Die KI liest die Auftragsbestätigung

Auftragsbestätigungen und Lieferscheine kommen per E-Mail im Postfach der Werkstatt an. Was ein Händler nur telefonisch bestätigt, trägt das Team von Hand ein. Die KI liest jeden Beleg aus. Sie erkennt Lieferant, Belegnummer und Bestellreferenz und jede Position mit Teilenummer, Menge, bestätigtem Einzelpreis, Rabatt und Liefertermin.

Jeder Händler gestaltet seine Belege anders. Die KI liest die Daten trotzdem robust aus. Über die Bestellreferenz findet der Beleg seine Bestellung, und jede Zeile findet ihr Teil. Ist eine Zuordnung nicht eindeutig, bleibt sie offen, und das Team entscheidet.

Ein neuer Beleg ist zunächst „Ausstehend“. Das Team legt Bestätigung und eigene Bestellung nebeneinander, korrigiert bei Bedarf eine Position und markiert den Beleg als geprüft. Einen Beleg ohne Bestellung verknüpft es von Hand. Passt eine Auftragsbestätigung nicht, lehnt das Team sie ab.

Der Einkaufspreis kommt aus der Auftragsbestätigung

Für jedes Ersatzteil gibt es zwei Preise: den aus der Kalkulation und den, den der Händler bestätigt. Welcher Preis für den Einkauf gilt, entscheidet in Car Repair Flow die geprüfte Auftragsbestätigung. Gewährt der Händler auf ein Teil einen Rabatt, liest die KI ihn mit aus. Car Repair Flow hält ihn neben dem bestätigten Einzelpreis am Teil fest.

Aus einem geprüften Beleg zeigt Car Repair Flow für jedes zugeordnete Teil den bisherigen und den bestätigten Preis. Dazu steht an jeder Zeile, wie sie zugeordnet wurde. Das Team wählt die Zeilen aus und übernimmt die bestätigten Preise. Danach stehen am Teil der bestätigte Einzelpreis, der Rabatt und der Liefertermin, und am Teil steht „Preis geprüft“. Zeilen ohne zugeordnetes Teil oder mit einer Rechnung des Händlers überspringt Car Repair Flow und zeigt sie an. Die Kalkulation für den Kunden bleibt dabei, wie sie ist.

Soll der bestätigte Preis auch in die Kalkulation, hilft „Preise aus AB übernehmen“. Die KI schlägt für jede Position den Preis aus der Auftragsbestätigung vor, mit Rabatt und Liefertermin. Übernimmt das Team den Vorschlag, steht der Preis abzüglich Rabatt in der Kalkulationsposition. Mit „An DAT senden“ gleicht das Team die Kalkulation danach mit DAT ab.

Die geprüfte Auftragsbestätigung ist später auch der Maßstab für die Rechnung des Händlers. Wie Car Repair Flow die Rechnung damit abgleicht, steht im Artikel zu den Eingangsrechnungen.

Lieferscheine und offene Teile

Lieferscheine landen in derselben Liste wie die Auftragsbestätigungen. Die KI liest sie, ordnet sie der Bestellung zu, und das Team prüft sie. Was angekommen ist, setzt das Team auf geliefert. Ein Teil, das noch fehlt, setzt es auf einen eigenen Status, etwa „Rückständig“.

Jedes Teil hat seinen eigenen Status, auch innerhalb einer Bestellung. Denn nicht jedes Teil einer Bestellung geht den gleichen Weg: Eines kommt später, ein anderes muss reklamiert werden. Setzt das Team eine Bestellung auf einen neuen Status, fragt Car Repair Flow deshalb, ob ihre Teile diesem Status folgen sollen. Das Team wählt „Nur Bestellung“ oder die Bestellung mit ihren Teilen. Im Auftrag zeigt jede Bestellung, wie viele ihrer Teile geliefert sind.

Ein Board für alle Bestellungen

Auf dem Board „Ersatzteilbestellungen“ steht jede Bestellung als Karte in der Spalte ihres Status. Die Status legt die Werkstatt selbst fest, etwa „Entwurf“, „Warten auf AB“, „Warten auf Lieferung“ und „Geliefert“. Jede Karte zeigt Kennzeichen, Händler und Standort und darunter die Teile mit ihrem Status. Gelieferte Teile sind durchgestrichen, offene fallen sofort auf.

Das Board zeigt die Bestellungen aller Standorte. Es lässt sich nach Standort filtern oder auf die eigenen Bestellungen beschränken, und es gibt eine Listenansicht. So zeigt ein Blick, was bestellt, bestätigt und geliefert ist. Ob sein Preis geprüft ist, zeigt jedes Teil im Auftrag.

Was eine Werkstatt vorher einrichtet

• Das Postfach für Bestellungen, mit dem Eingang für Auftragsbestätigungen und Lieferscheine.
• Die Händler mit ihren Adressen für Ersatzteilbestellungen und den Marken, für die sie bevorzugt sind.
• Die Vorlage für das Bestell-PDF und auf Wunsch für die E-Mail.
• Das Auslesen von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen durch die KI.
• Die Status für Bestellungen und Teile.