Eingangsrechnungen: Wohin gehört welche Rechnung?

Jeden Monat kommen in einer Karosserie- und Lackierwerkstatt zahlreiche Eingangsrechnungen an. Die Autovermietung rechnet Miettage ab, der PDR-Techniker mehrere Fahrzeuge auf einer Rechnung, der Partnerbetrieb lackierte Teile, der Teilehändler Ersatzteile für einen Auftrag und Werkstattbedarf für den Standort. Jede dieser Rechnungen gehört woanders hin: zu einem Auftrag, zu einem Standort, zu einer Kostenart und auf ein Sachkonto.

Ohne Unterstützung der Software ist das Handarbeit. Die Buchhaltung tippt Rechnungsdaten ab, sucht den passenden Auftrag, vergleicht Positionen mit der Bestellung und schlägt das Konto nach. Oder die Rechnung landet als Ganzes in den Gemeinkosten, und niemand weiß, ob ein Auftrag profitabel war.

Car Repair Flow ist die Software, mit der Karosserie- und Lackierbetriebe ihre Aufträge steuern. Eingangsrechnungen sind darin keine eigene Buchhaltungsinsel. Sie landen dort, wo auch die Aufträge, Bestellungen und Mietwagen der Werkstatt sind. Am Ende steht jede Rechnung beim richtigen Auftrag und Standort, das Sachkonto ist vorgeschlagen, und die Freigabe liegt bei den Zuständigen.

Die KI liest die ganze Rechnung

Eingangsrechnungen kommen per E-Mail in Car Repair Flow an. Die KI erkennt, um welche Art Beleg es sich handelt, und liest ihn vollständig aus: Lieferant mit USt-IdNr. und Bankverbindung, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, die Steuer je Steuersatz und jede Position mit Bezeichnung, Artikelnummer, Menge und Betrag.

Wir lesen nicht nur Kopfdaten und Summen, sondern auch die Angaben, mit denen eine Werkstatt arbeitet: Kennzeichen und FIN, auch je Position, Schadennummer, Bestell- und Lieferscheinnummern, auf Mietwagenrechnungen den Miet- und Abrechnungszeitraum. Bekannte Lieferanten erkennt Car Repair Flow wieder, eine geänderte Bankverbindung übernimmt es nie stillschweigend, und mögliche Duplikate werden markiert.

Zugleich prüft Car Repair Flow jede Rechnung formal und steuerlich: ob die Pflichtangaben vollständig sind, die Beträge aufgehen und die Steuersätze passen. Bei Ersatzteilen zeigt es je Position, was bestellt, geliefert, gutgeschrieben und berechnet ist.

Jede Position findet ihren Auftrag

Über FIN, Kennzeichen und Schadennummer ordnet Car Repair Flow die Rechnung dem passenden Auftrag zu. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, entscheidet das Team, statt dass das System rät. Jede Zuordnung ist nachvollziehbar und lässt sich ändern.

Besonders viel Arbeit spart das bei Sammelrechnungen. PDR-Techniker rechnen oft viele Fahrzeuge auf einer Rechnung ab. Car Repair Flow liest das Kennzeichen jeder Position und ordnet sie dem Auftrag ihres Fahrzeugs zu. Die Position wird zugleich mit der Techniker-Vergütung abgeglichen, die Car Repair Flow für diesen Auftrag aus dem Arbeitsblatt berechnet hat. So steht die Arbeit des Technikers in jedem Auftrag genau einmal in den Kosten. Bei einem Kunden mit mehreren Standorten standen über neun Wochen im Median neun Fahrzeuge auf einer solchen Sammelrechnung. Von den Positionen landeten 96 Prozent ohne Korrektur auf ihrem Auftrag.

Fremdleistungen, Ersatzteile und Mietwagen werden abgeglichen

Vergibt die Werkstatt Arbeiten an einen Partnerbetrieb, legt sie in Car Repair Flow einen Fremdauftrag an. Dessen Rechnung findet diesen Fremdauftrag, und ihre Positionen werden mit den beauftragten verglichen. Ersatzteilrechnungen gleicht Car Repair Flow Position für Position mit der Bestellung ab, Teilrechnungen werden zusammengerechnet, und Abweichungen bei Preis oder Menge sieht die Buchhaltung direkt an der Position.

Mietwagenrechnungen verknüpft Car Repair Flow mit dem Fahrzeug und den Buchungen im Abrechnungszeitraum. Jeder Miettag landet bei dem Auftrag, der das Fahrzeug hatte, Standtage trägt der Standort.

Rechnungen ohne Auftrag, etwa Werkstattbedarf, Strom oder Miete, ordnet das Team selbst einem Standort zu. Die Kostenstellen des Standorts sind dann schon eingetragen.

Das Sachkonto kennt den Geschäftsvorfall

Für jede Position schlägt Car Repair Flow das Sachkonto vor, mit bis zu drei Kandidaten, einem Prozentwert und der Begründung. Was sicher ist, übernimmt die Buchhaltung in einem Schritt. Passt ein Vorschlag nicht, lehnt sie ihn ab oder wählt ein anderes Konto. Gebucht wird nichts ohne einen Nutzer. Das funktioniert mit SKR03, SKR04 und dem eigenen Kontenplan der Werkstatt. Zum Konto schlägt Car Repair Flow die steuerliche Behandlung der Position vor, etwa einen Einkauf im Inland mit 19 Prozent oder eine Leistung, bei der die Werkstatt die Steuer schuldet. Dazu zeigt es, ob die Position bereit zur Kontierung ist.

Der Vorschlag hängt nicht nur am Lieferanten. Derselbe Teilehändler liefert Ersatzteile für einen Auftrag und Werkstattbedarf für den Standort, und beides gehört auf verschiedene Sachkonten. Car Repair Flow lernt deshalb je Lieferant und je Position und bezieht die Art der Rechnung und den Auftrag mit ein, zu dem sie gehört.

Die Vorschläge lernen aus den Buchungen des eigenen Betriebs. Jede Bestätigung fließt ein. Wurde dieselbe Position desselben Lieferanten zweimal bestätigt, steht ihr Konto beim nächsten Mal sofort bereit. Auf Wunsch übernehmen wir zum Start die bisherigen Buchungen aus DATEV, damit die Vorschläge nicht bei null beginnen.

Die Freigabe geht an die Zuständigen

Ist eine Rechnung kontiert, reicht die Buchhaltung sie zur Freigabe ein. Wer freigibt, steht dann schon fest: Jede Position geht an den Projektleiter, der für ihren Standort zuständig ist. Die Sammelrechnung eines PDR-Technikers, der je Standort abrechnet, landet so automatisch bei dem Projektleiter dieses Standorts und wird in einem Schritt freigegeben. Betrifft eine Rechnung mehrere Standorte, gibt jeder zuständige Projektleiter frei. Mietwagenrechnungen gehen an die Freigabegruppe für Mietwagen. Fehlt für einen Standort die Zuständigkeit oder überschneidet sie sich, lässt sich die Rechnung nicht einreichen, und Car Repair Flow nennt den Grund.

Wer freigeben soll, sieht seine offenen Rechnungen in einer eigenen Liste und gibt frei oder lehnt mit Begründung ab. Bleibt eine Freigabe liegen, erinnert Car Repair Flow per E-Mail und in der App daran. Bei einer abgelehnten Rechnung kann das System den Lieferanten um ein Storno bitten und fragt nach, bis die Gutschrift da ist.

Freigegebene Rechnungen gehen mit Konto, Steuerschlüssel, Kostenstellen und Beleg an DATEV.

Im Auftrag stehen alle Kosten

Weil jede Rechnung an ihrem Platz landet, zeigt jeder Auftrag seine Kosten neben dem Umsatz: Mietwagentage, Ersatzteile, Fremdleistungen und den Anteil aus Sammelrechnungen, jeweils nur einmal gezählt. Die Marge eines Auftrags wird transparent, über mehrere Standorte hinweg, und die Kosten ohne Auftrag stehen beim Standort.

Was eine Werkstatt vorher einrichtet

• Den Rechnungseingang per E-Mail.
• Die Zuständigkeiten der Projektleiter je Standort und eine Freigabegruppe für Mietwagen.
• Kontenrahmen und Kostenstellen der Standorte.
• Die Verbindung zu DATEV, auf Wunsch mit den bisherigen Buchungen.