Workflows und Boards: Passt die Software zu Ihrem Ablauf?

Jede Karosserie- und Lackierwerkstatt hat ihren eigenen Ablauf. Die eine begutachtet jedes Fahrzeug vor der Freigabe, die andere bestellt die Teile bereits, bevor der Kunde zur Übergabe kommt. Ein dritter Standort macht vor allem Smart Repair. Passt die Software nicht zu diesem Ablauf, arbeitet das Team um sie herum. Dann gibt es Listen neben dem System, Zurufe in der Halle und Status, die nicht zum eigenen Ablauf passen.

Car Repair Flow ist die Software, mit der Karosserie- und Lackierbetriebe ihre Aufträge steuern. Den Ablauf darin legt jede Werkstatt selbst fest. Auf dem Board sieht das ganze Team jeden Auftrag in seinem Schritt, und jede Änderung sofort. Uns war wichtig, dass sich die Software nach dem Ablauf der Werkstatt richtet und nicht umgekehrt.

Ihr Ablauf in Ihren Worten

Auf der Seite „Workflows“ richtet die Werkstatt ihren Ablauf ein. Jeder Status bekommt den Namen, den das Team ohnehin verwendet, auf Deutsch und auf Englisch, und eine eigene Farbe. Die Reihenfolge bestimmt die Werkstatt selbst. Zusammengehörige Schritte fasst sie zu Abschnitten zusammen, etwa Annahme, Reparatur und Abschluss.

Für jeden Status legt die Werkstatt außerdem fest, welche Status darauf folgen dürfen. So bildet der Workflow ab, wie ein Auftrag tatsächlich durch die Werkstatt läuft. Kommt ein neuer Schritt dazu, legt die Werkstatt ihn an und schiebt ihn an seine Stelle. Einen fertigen Workflow kann sie als Datei exportieren und wieder importieren. Vor dem Import zeigt Car Repair Flow, was sich ändert.

Jeder Standort mit eigenem Ablauf

Jedem Standort weist die Werkstatt den Workflow zu, der zu seiner Arbeit passt. Über mehrere Standorte hinweg bleibt dabei alles in einem System.

Für jeden Workflow legt die Werkstatt fest, welche Mitarbeitertypen ihn sehen. Mitarbeiter sehen damit die Aufträge der Abläufe, für die sie freigegeben sind, und das Board bleibt übersichtlich.

Jeder Auftrag in seinem Schritt

Auf dem Board eines Standorts ist jeder Status eine eigene Spalte in der Farbe aus dem Workflow. Darüber stehen die Abschnitte. Jeder Auftrag ist eine Karte mit Kennzeichen, Kunde und weiteren Informationen, ihr Farbband zeigt den Status. Wie viele Aufträge in einem Schritt stehen, zeigt der Spaltenkopf.

Ist ein Schritt erledigt, zieht das Team die Karte in den nächsten. Schon beim Ziehen sind die Schritte ausgegraut, die nach dem Workflow noch nicht folgen dürfen. Alternativ öffnet ein Klick auf der Karte die Liste der erlaubten Status. Der Status des Auftrags ändert sich in dem Moment, in dem die Karte abgelegt wird.

Einen bestimmten Auftrag findet das Team über die Suche nach Kennzeichen, Schadennummer oder Kunde. Neben dem Board gibt es eine Listenansicht, und auf dem Smartphone stehen die Spalten untereinander.

Alle sehen dasselbe Board

Verschiebt ein Mitarbeiter einen Auftrag, sehen alle anderen die Änderung sofort, ohne die Seite neu zu laden. Büro und Halle arbeiten so mit demselben, aktuellen Stand. Die Frage, wo ein Fahrzeug gerade steht, beantwortet das Board.

Das gilt auch für den Workflow selbst. Bekommt ein Status einen neuen Namen oder eine neue Farbe, sieht das Team die Änderung auf dem Board.

Ein Board über alle Standorte

Manche Themen betreffen alle Standorte, etwa Reklamationen oder auch Abrechnungen. Dafür fasst ein gemeinsames Board die passenden Abläufe aller Standorte zusammen. Jeder Status gehört dort zu einer von vier Stufen: zu tun, in Klärung, blockiert oder erledigt. So zeigt das Board über alle Standorte hinweg, wo jede Reklamation oder auch Abrechnung steht, auch wenn jeder Standort mit eigenen Schritten arbeitet.

Wird eine Karte auf diesem Board verschoben, landet der Auftrag im passenden Status seines eigenen Standorts. Welche Themen ein gemeinsames Board bekommen und welcher Status zu welcher Stufe gehört, legt die Werkstatt im Workflow fest.

Jeder Schritt ist dokumentiert

Jeder Statuswechsel steht im Verlauf des Auftrags, mit dem alten und dem neuen Status, dem Namen und der Uhrzeit. Damit ist transparent, wer einen Auftrag wann weitergegeben hat.

Erreicht ein Auftrag einen Status, den die Werkstatt als Abschluss festgelegt hat, gilt er automatisch als abgeschlossen. Auf dem Board lassen sich abgeschlossene Aufträge mit einem Klick ausblenden.

Ihre Kunden sehen nur ihre Schritte

Intern durchläuft ein Auftrag viele Status. Welche wenigen Schritte die Kunden im Kundenportal Track My Repair sehen, legt die Werkstatt ebenfalls selbst fest. Das können etwa Angenommen, In Reparatur, Abholbereit und Abgeholt sein. Die Schritte folgen dem Auftrag automatisch, ein zweiter Status ist nicht zu pflegen. Was das Kundenportal sonst kann, steht im Artikel zum Kundenportal.

Was eine Werkstatt einrichtet

Bevor das Board eingesetzt wird, sind diese Dinge zu erledigen:

• Den Workflow mit seinen Status, Farben, Abschnitten und erlaubten Folge-Status anlegen.
• Jedem Standort seinen Workflow zuweisen.
• Festlegen, welche Mitarbeitertypen welchen Workflow sehen.
• Die Status markieren, mit denen ein Auftrag abgeschlossen ist.
• Für gemeinsame Boards die Themen anlegen und jedem Status seine Stufe geben.