Mietwagen: Welche Kosten entstehen wo?

Am Monatsende kommt die Rechnung der Autovermietung: ein Fahrzeug, 16 Tage, 784 Euro netto, dazu vielleicht eine Gebühr für die Rückgabe an einer anderen Station. In diesen 16 Tagen hatten zwei Kunden das Fahrzeug, und zwei Tage stand es auf dem Hof. Welcher Auftrag trägt welchen Teil der Rechnung? Und wer bezahlt die zwei Tage dazwischen?

Ohne Unterstützung der Software ist das Handarbeit: Rechnung neben den Kalender legen, Tage zählen, Beträge verteilen. Oder die Rechnung landet als Ganzes in den Gemeinkosten. Dann weiß niemand, ob ein Auftrag mit Mietwagen noch profitabel war und ob ein Standort zu viele Fahrzeuge vorhält.

Car Repair Flow ist die Software, mit der Karosserie- und Lackierbetriebe ihre Aufträge steuern. Für die Mietwagen der Werkstatt haben wir darin einen Ablauf entwickelt, der von der Lieferung des Fahrzeugs bis zur Rechnung reicht. Am Ende werden die Kosten verursachungsgerecht aufgeteilt.

Das Fahrzeug ist erfasst, bevor es ankommt

Bestellt die Werkstatt einen Mietwagen, erfasst sie ihn in Car Repair Flow: Autovermietung, Referenznummer, bestellte Fahrzeugklasse, Bestelldatum und erwartete Lieferung. Mehrere Fahrzeuge lassen sich in einem Zug anlegen. Bis zur Lieferung zeigt die Zeitachse die Tage des Fahrzeugs grau. So ist schon vorher klar, ab wann es eingeplant werden kann.

Bei der Übernahme von der Autovermietung kommen Lieferdatum, gelieferte Klasse, Kilometerstand, Tankfüllung und vorhandene Schäden dazu. Fotos vom Zustand nimmt das Team direkt mit der Kamera auf und legt sie beim Fahrzeug ab. Fragt später jemand, ob ein Kratzer schon bei der Lieferung da war, liegt die Antwort direkt vor.

Ein freier Tag, ein Klick

Braucht ein Kunde während der Reparatur einen Mietwagen, bucht das Team ihn aus dem Auftrag heraus. Im Reiter „Mietwagen“ stehen alle Fahrzeuge mit ihren Buchungen. Ein Klick auf einen freien Tag öffnet die neue Mietbuchung, und die Zeiten passt Car Repair Flow an die benachbarten Buchungen an. Zwei Buchungen, die sich auf demselben Fahrzeug überschneiden, lässt das System nicht zu.

Fahrzeuge, die gerade nicht vermietet werden sollen, etwa wegen einer Inspektion, blockiert die Werkstatt. Die Arten solcher Sperren und ihre Farben legt sie selbst fest.

Jeder Vertrag entsteht aus der Buchung und wird digital unterschrieben

Bei der Übergabe an den Kunden erzeugt Car Repair Flow den Mietvertrag automatisch aus den Daten der Buchung. Das Team ergänzt Führerschein, Kilometerstand, Tankfüllung, vorhandene Schäden und bei Bedarf weitere Fahrer. Der Kunde unterschreibt elektronisch auf dem Bildschirm, und der unterschriebene Vertrag liegt sofort bei der Buchung.

Bei der Rückgabe entsteht das Rückgabeprotokoll genauso. Die Werte der Übergabe stehen neben den Eingabefeldern, und einen Kilometerstand unter dem der Übergabe nimmt das Formular nicht an. Mit der Unterschrift unter dem Rückgabeprotokoll ist die Buchung abgeschlossen, und auf der Zeitachse wird ihr Balken grün.

Uns war wichtig, dass am Counter niemand ein Formular ausdruckt, ausfüllt und einscannt. Was in der Buchung steht, steht auch im Vertrag und im Protokoll. Das spart am Counter Zeit, und im Vertrag fehlt keine Angabe.

Die KI liest die ganze Rechnung, nicht nur den Gesamtbetrag

Die Rechnung der Autovermietung kommt per E-Mail oder als Upload in Car Repair Flow an. Die KI liest sie vollständig aus. Dazu gehören die Fahrzeugklasse, Beginn und Ende der Miete mit der Zahl der Miettage und der Tagessatz, bei längeren Mieten auch Wochen- oder Monatspreis. Bei Teil- und Schlussrechnungen erkennt sie den Abrechnungszeitraum, den die Rechnung abdeckt.

Außerdem liest sie Abhol- und Rückgabestation, Kilometerstände, den Preis für Mehrkilometer, die Tankfüllung und die Zusatzkosten. Das sind etwa Einweg- und Flughafengebühren, Versicherung, Zusatzfahrer, Tanken, verspätete Rückgabe oder Schäden. Steht auf der Rechnung eine Schadennummer, die Referenz der Werkstatt oder das Fahrzeug des Kunden, liest sie auch das.

Danach ordnen feste Regeln die Rechnung dem Fahrzeug zu und verknüpfen sie mit allen Buchungen in ihrem Abrechnungszeitraum.

Die Kosten verteilen sich auf die abgerechneten Tage

Die Aufteilung berechnet Car Repair Flow. Der Nettobetrag der Rechnung, Zusatzkosten eingeschlossen, verteilt sich gleichmäßig auf die Tage, die sie abrechnet. Dann werden die Kosten auf die entsprechenden Aufträge verteilt.

Für Tage, zu denen noch keine Rechnung vorliegt, schätzt Car Repair Flow die Kosten aus historischen Werten. Jede Schätzung ist als „Geschätzt“ gekennzeichnet, und kommt die Rechnung, ersetzt der echte Betrag sie. In der Kostenübersicht eines Auftrags steht damit schon während der Reparatur, was der Mietwagen ungefähr kostet.

Standtage trägt der Standort

Die Standtage schlagen wir keinem Auftrag zu. Car Repair Flow führt sie als „Standtag“ und bucht sie als Flottenkosten auf den jeweiligen Standort des Fahrzeugs.

Damit wird die Kostenverteilung transparent. Die Marge eines Auftrags zeigt nur die Tage, an denen der Kunde das Fahrzeug gefahren ist. Die Standortübersicht zeigt, was die Flotte eines Standorts kostet, wenn sie nicht genutzt wird. Ob ein Standort zu viele Fahrzeuge vorhält oder die Auslastung stimmt, lässt sich dort ablesen.

Die Planungsansicht zeigt, wo Fahrzeuge frei sind

Auf der Zeitachse steht jedes Fahrzeug in einer Zeile und jede Buchung als Balken. Die Farbe zeigt den Stand: laufend, abgeschlossen, überfällig oder blockiert. Über jedem Tag steht, wie viele Fahrzeuge noch frei sind. Leere Felder sind die offenen Lücken, und ein Klick darauf bucht das Fahrzeug.

Mit diesem Blick plant das Team die Auslastung auch über mehrere Standorte hinweg. Die Statistik zeigt dazu die Auslastung je Fahrzeug und Standort. Überfällige Rückgaben stehen in einer eigenen Liste und lassen sich dort in einem Schritt verlängern.

Welche Lücke sich füllen lässt, entscheidet aktuell das Team. Die Daten, die eine KI für solche Vorschläge braucht, liegen damit aber schon in Car Repair Flow: Buchungen, Standtage und Kosten je Tag.

Was eine Werkstatt vorher einrichtet

Bevor die ersten Mietwagen durch Car Repair Flow laufen, sind vier Dinge zu erledigen:

• Die Autovermietungen als Geschäftspartner anlegen, damit ihre Rechnungen zugeordnet werden.
• Vorlagen für Mietvertrag und Rückgabeprotokoll hinterlegen.
• Den Rechnungseingang per E-Mail einrichten.
• Die Arten von Sperren festlegen, etwa Inspektion oder eigene Nutzung.